En términos generales, comunicación es el proceso de trasmisión y recepción de ideas, información y mensajes.
Los humanos somos seres sociales por naturaleza y, por lo tanto, tenemos la necesidad de relacionarnos con los demás y dejar constancia de nuestra existencia.
Los humanos somos seres sociales por naturaleza y, por lo tanto, tenemos la necesidad de relacionarnos con los demás y dejar constancia de nuestra existencia.
Se debe diferenciar los conceptos: Comunicación e información:
- Información es la acción y el efecto de dar datos. La información sólo necesita de emisor.
- La comunicación es el proceso en el que dos o más personas se relacionan. La finalidad de la comunicación es transmitir información. La comunicación necesita de un emisor y un receptor.
La comunicación es esencial en nuestras vidas como seres sociales que somos, y es fundamental y decisiva en el ámbito empresarial.
La comunicación en una empresa se puede clasificar en dos tipos: comunicación externa y comunicación interna:
Comunicación externa
La empresa se dirige hacia los consumidores, el público en general, grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o características, informar sobre las actividades en que participa la empresa, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la televisión, la radio, las redes sociales, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails, Internet, carteles, volantes, paneles, tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.
Comunicación interna
Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es decir, se dirige hacia el personal de ésta.
Su objetivo es informar a la dirección y empleados de la empresa, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
La comunicación interna puede ser de dos tipos:
- Comunicación Formal: Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.
- Comunicación Informal: Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones permite obtener información adicional.
La comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación horizontal.
- Comunicación vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se origina en un nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se presenta bajo la forma de órdenes, instrucciones, enseñanzas, correcciones, etc.
- Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje surge en un nivel jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico superior (a la dirección, a un jefe, etc.). Se presenta bajo la forma de sugerencias, propuestas, reclamos, etc.
- Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la coordinación de actividades.
¿Es importate la comunicación dentro de una organización?
La comunicación se puede dividir en dos grandes grupos: verbal y no verbal.
La Comunicación Verbal: es en la que se utiliza el lenguaje oral o escrito. Puede realizarse de dos formas:
- Oral: Es la que usa el lenguaje oral [gritos, silbidos, llantos, risas y lenguaje articulado (palabras hablada)] La forma más evolucionada de comunicación oral es el lenguaje articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y oraciones con las que nos comunicamos con los demás.
- Escrita: por medio de la representación gráfica de signos alfabéticos, numéricos o caracteres especiales (ideogramas, jeroglíficos, textos escritos, siglas, graffiti, logotipos...).
La Comunicación No verbal: La comunicación no verbal o visual es aquella realizada a través de luces, colores, formas, signos, movimientos, signos, gestos, movimientos corporales, miradas... Se utiliza habitualmente de manera conjunta con la verbal y regula el contenido del mensaje, ampliándolo o reduciéndolo. Semáforos, señales de tráfico, un faro, las campanas, los timbres, el despertador, abrazos, besos, apretón de manos pueden ser ejemplos de comunicación no verbal.
Para que la comunicación sea efectiva se necesita:
- Emisor: es decir, aquello o quien produce el mensaje.
- Receptor: es la persona que recibe el mensaje. Oyente o lector.
- Mensaje: es el contenido que debe ser transmitido.
- Código: Es el conjunto de palabras, signos escritos, gestos, mediante imágenes, etc, signos a través de los cuales se transmite el mensaje. Para enviar un mensaje se debe utilizar un código común al emisor y el receptor.
- Canal: Es el elemento físico por donde el emisor transmite la información y que el receptor capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz) como al medio técnico empleado (imprenta, radio, teléfono, televisión, ordenador, etc.) y se perciben a través de los sentidos del receptor (oído, vista, tacto, olfato y gusto).
- Contexto: es el ambiente donde se ubica la comunicación.
- Respuesta o Feed-back: La comunicación es un proceso interactivo bidireccional. Lo que pretendemos con ella es obtener una respuesta favorable para la marca o la empresa que vende. El feed-back es el índice mediante el cual (por efecto del retorno), el emisor puede conocer la eficacia de su comunicación con respecto al receptor.
